Zasady udostępniania i przechowywania dokumentacji medycznej

1.       Dokumentacja medyczna udostępniana jest:

          ·    Pacjentowi, którego dokumentacja dotyczy – za okazaniem dowodu tożsamości, np. dowód osobisty, paszport;

          ·    Przedstawicielowi ustawowemu pacjenta za okazaniem odpowiedniego dokumentu – np. rodzice, do chwili ukończenia przez dziecko 18 lat – za okazaniem swojego dokumentu tożsamości;

         ·     Osobie upoważnionej przez pacjenta – posiadającej pisemne upoważnienie z podpisem osoby, której dokumentacja dotyczy;

         ·     Uprawnionym organom – na podstawie aktualnych przepisów prawa;

         ·     Po śmierci pacjenta – osobie upoważnionej przez pacjenta za życia lub osobie, która w chwili zgonu pacjenta była jego przedstawicielem ustawowym. Dokumentacja medyczna jest udostępniana także osobie bliskiej, chyba że udostepnieniu sprzeciwi się inna osoba bliska lub sprzeciwił się temu pacjent za życia. W przypadku sporu między osobami bliskimi o udostępnienie dokumentacji medycznej, zgodę na udostępnienie wyraża sąd.

2.      Sposób udostępnienia dokumentacji medycznej:

         ·     Do wglądu, w tym także do baz danych w zakresie ochrony zdrowia, w miejscu udzielania świadczeń zdrowotnych, z wyłączeniem medycznych czynności ratunkowych, z zapewnieniem pacjentowi lub innym uprawnionym organom lub podmiotom możliwości sporządzenia notatek lub zdjęć;

         ·     Przez sporządzenie jej wyciągu, odpisu, kopii lub wydruku;

         ·     Przez wydanie oryginału za potwierdzeniem odbioru i z zastrzeżeniem zwrotu po wykorzystaniu, na żądanie organów władzy publicznej albo sądów powszechnych, a także w przypadku gdy zwłoka w wydaniu dokumentacji mogłaby spowodować zagrożenie życia lub zdrowia pacjenta;

         ·     Za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej;

         ·     Na informatycznym nośniku danych.

3.       Zasady udostępniania dokumentacji medycznej:

         ·     Wgląd do dokumentacji medycznej odbywa się na miejscu (w Oddziale, w Rejestracji Ogólnej, w Rejestracji Szpitalnej Przychodni Rodzinnej). Każdy pacjent może zapoznać się (osobiście, przez osobę upoważnioną lub przez jego przedstawiciela ustawowego) ze swoją dokumentacją nieodpłatnie w godzinach pracy podmiotu i w miejscu udzielania świadczeń zdrowotnych, z możliwością sporządzenia notatek lub zdjęć w obecności pracownika Zespołu Opieki Zdrowotnej;

         ·     W celu uzyskania wyciągu, odpisu, kopii, wydruku lub wglądu do dokumentacji medycznej pacjent, jego przedstawiciel ustawowy lub osoba upoważniona przez niego, może złożyć wniosek z zastrzeżeniem konieczności podania danych niezbędnych do zidentyfikowania osoby, której dotyczy dokumentacja oraz osoby uprawnionej do odbioru dokumentacji; 

         ·     Przykładowy wzór wniosku można pobrać:

                -     na stronie internetowej Zespołu Opieki Zdrowotnej: www.zozdt.pl 

                -     we wszystkich punktach Rejestracji Szpitala,

                -     w Punkcie Ksero (parter Budynek Główny);

         ·     W przypadku odbioru dokumentacji medycznej przez osobę upoważnioną, kopia dokumentacji medycznej jest wydawana tylko i wyłącznie: 

                -  osobie upoważnionej pisemnie w dokumentacji medycznej pacjenta,

                -  osobie upoważnionej przez pacjenta we wniosku o udostępnienie dokumentacji medycznej;

         ·     Realizacja wniosku odbywa się niezwłocznie;

         ·    Odbiór dokumentacji medycznej odbywa się codziennie:

                -  od poniedziałku do piątku w godzinach 08:00 – 14:00 w Punkcie Ksero (parter Budynek Główny – tel.: 14 644 33 03), 

                - chyba że pacjent wyraził inną wolę odbioru kopii dokumentacji medycznej, to po uprzednim poinformowaniu, może ją odebrać w Rejestracji Izby Przyjęć czynnej całodobowo – tel.: 14 644 32 22;

         ·     Wydanie kopii dokumentacji medycznej musi być potwierdzone datą jej wydania, podpisem wydającego i odbierającego;

         ·     Wydanie oryginału dokumentacji następuje za potwierdzeniem odbioru i zastrzeżeniem niezwłocznego zwrotu po wykorzystaniu, w razie wydania oryginałów dokumentacji medycznej należy pozostawić jej kopię, chyba, że zwłoka w jej wydaniu mogłaby narazić pacjenta na szkodę.

4.      Zasady odpłatności udostępnionej dokumentacji medycznej:

         ·     Wgląd do dokumentacji medycznej odbywa się na miejscu w Zespole Opieki Zdrowotnej  i jest nieodpłatny.

         ·     Zespół Opieki Zdrowotnej nie pobiera opłaty:

               -  za udostępnienie dokumentacji medycznej po raz pierwszy w żądanym zakresie pacjentowi albo jego przedstawicielowi ustawowemu

              -  w związku z postępowaniem, o którym mowa w art. 17d ust. 1 ustawy z dnia 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi, prowadzonym przez Rzecznika Praw Pacjenta;

              -  w związku z postępowaniem, o którym mowa w art. 51 ust. 1 ustawy z dnia 9 marca 2023 r. o badaniach klinicznych produktów leczniczych stosowanych u ludzi (Dz. U. poz. 605), prowadzonym przez Rzecznika Praw Pacjenta;

              -  w związku z postępowaniem w sprawie świadczenia kompensacyjnego, o którym mowa w art. 67v Ustawy z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta;

              -  Agencji Oceny Technologii Medycznych i Taryfikacji;

              -  Agencji Badań Medycznych.

          ·    Zespół Opieki Zdrowotnej w Dąbrowie Tarnowskiej pobiera opłatę według cen określonych w zał. Nr 2 do Regulaminu Organizacyjnego Zespołu Opieki Zdrowotnej: 

                -  Za ponowne udostępnienie dokumentacji medycznej, w danym zakresie i w danej formie, od wnioskodawcy tj. pacjent, jego przedstawiciel ustawowy lub osoba przez niego upoważniona do uzyskania dokumentacji medycznej;

               -  Za pierwszorazowe i kolejne udostępnienie dokumentacji medycznej, po śmierci pacjenta, od jego przedstawiciela ustawowego lub osoby przez niego upoważnionej do uzyskania dokumentacji medycznej oraz od osoby bliskiej;

               -  Od uprawnionych organów – na podstawie aktualnych przepisów prawa.

          ·    Podstawą wyliczenia kwoty odpłatności jest publikowana przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego wysokość przeciętnego wynagrodzenia w poprzednim kwartale, począwszy od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiło ogłoszenie;

          ·    Maksymalna wysokość opłat wynosi:

               -  za jedną stronę wyciągu albo odpisu dokumentacji medycznej – nie może przekraczać 0,002 przeciętnego wynagrodzenia,

              -  za jedną stronę kopii albo wydruku dokumentacji medycznej – nie może przekraczać 0,00007 przeciętnego wynagrodzenia,

              -  udostępnienie dokumentacji medycznej na informatycznym nośniku danych, jeżeli zakład prowadzi dokumentację medyczną w formie elektronicznej – nie może przekraczać 0,0004 przeciętnego wynagrodzenia, 

              -  wysokość opłat uwzględnia podatek od towarów i usług, jeżeli na podstawie odrębnych przepisów usługa jest opodatkowana tym podatkiem;

          ·     Wysokość opłat zamieszcza się w cenniku za udostępnienie dokumentacji medycznej w Zespole Opieki Zdrowotnej w Dąbrowie Tarnowskiej;

          ·     W przypadku udostępnienia dokumentacji medycznej za pośrednictwem poczty uprawnionym organom – na podstawie aktualnych przepisów prawa lub po śmierci pacjenta jego przedstawicielowi ustawowemu lub osobie przez niego upoważnionej do uzyskania dokumentacji oraz osobie bliskiej, do dokumentacji medycznej w formie żądanej przez wnioskodawcę dołącza się fakturę z tytułu jej udostępnienia.

5.      Przechowywanie dokumentacji medycznej:

          ·     Zespół Opieki Zdrowotnej w Dąbrowie Tarnowskiej przechowuje dokumentację medyczną przez okres 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano w niej ostatniego wpisu, z wyjątkiem:

               -  dokumentacji medycznej w przypadku zgonu pacjenta na skutek uszkodzenia ciała lub zatrucia, która jest przechowywana przez okres 30 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpił zgon;

              -  dokumentacji medycznej zawierającej dane niezbędne do monitorowania losów krwi i jej składników, która jest przechowywana przez okres 30 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu;

              -  dokumentacji medycznej dotyczącej dzieci do ukończenia 2 roku życia, która jest przechowywana przez okres 22 lat;

              -  zdjęć rentgenowskich przechowywanych poza dokumentacja medyczną pacjenta, które są przechowywane przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wykonano zdjęcia;

              -  skierowań na badania lub zleceń lekarza, które są przechowywane przez okres:

                  - 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym udzielono świadczenia zdrowotnego będącego przedmiotem skierowania lub zlecenia lekarza,

                 - 2 lata, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wystawiono skierowanie – w przypadku, gdy świadczenie zdrowotne nie zostało udzielone z powodu niezgłoszenia się pacjenta w ustalonym terminie, chyba że pacjenta odebrał skierowanie,

            ·    Po upływie okresów wymienionych powyżej dokumentacja medyczna zostaje zniszczona w sposób uniemożliwiający identyfikację pacjenta, którego dotyczyła, z zachowaniem przepisów prawa związanych z przeznaczeniem dokumentacji do brakowania. W celu przygotowania się do niszczenia dokumentacji medycznej Zespół Opieki Zdrowotnej w Dąbrowie Tarnowskiej umieszcza informację na stronie internetowej o przeznaczeniu dokumentacji do zniszczenia z podaniem ich roczników;

            ·   Dokumentacja medyczna przeznaczona do zniszczenia może być wydana pacjentowi, jego przedstawicielowi ustawowemu lub osobie upoważnionej przez pacjenta.

6.      Podstawa prawna

            ·   Ustawa z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Prawa Pacjenta (Dz. U. z 2024 r. poz. 581).

Dąbrowa Tarnowska, dnia 12.02.2025 rok